Vejledning til støttemodtagere (Lokalforeningspuljen)

Udarbejdelse af afsluttende projektregnskab

Når det støttede projekt er gennemført, og alle udgifter er afholdt, skal du indsende en anmodning om udbetaling af tilskud. Den skal bl.a. indeholde et endeligt projektregnskab. Herunder finder du vejledning til, hvordan regnskabet skal opstilles, hvem der skal underskrive mv.

Hvordan opstilles det afsluttende projektregnskab?

Projektregnskabet opstilles i den skabelon, som findes her:

Skabelon for tilskudsregnskab Lokalforeningspuljen

Projektregnskabet skal indeholde alle projektets udgifter og indtægter. Projektregnskabet skal opstilles, som det oprindeligt indsendte (eller senest godkendte) budget. Det gøres i praksis ved at lave en kolonne med budgettet, og en anden kolonne med de faktisk afholdte udgifter. Projektregnskabet skal desuden indeholde alle indtægter til projektet, såsom egenfinansiering, støtte fra andre puljer, fonde eller lignende.

Hvem skal underskrive?

Projektregnskabet skal underskrives af to personer i form af en ikke-faguddannet (foreningsvalgt) revisor (eller kasserer), ledelse eller bestyrelsesformand.

Det kan enten være to personer fra foreningens bestyrelse, eller en person fra bestyrelsen sammen med den interne revisor/billagskontrollant eller kasserer.

Hvordan underskriver man - fysisk eller digitalt?

Projektregnskabet kan underskrives på forskellig måde – enten fysisk eller digitalt. Det afgørende er, at underskriften påføres på en sådan måde, at den sikrer en entydig identifikation af den, som har underskrevet. 

Underskriften kan påføres som en håndskrevet underskrift.

Underskriften kan også påføres med en billedfil eller lignende, der viser den pågældendes personlige underskrift.

Underskriften kan desuden påføres med digital signatur, der er NemID/MitID valideret.

Når flere personer skal underskrive et projektregnskab, behøver underskrifterne ikke at fremgå af det samme dokument. Og dokumentet kan underskrives på forskellig måde - nogle kan fx vælge at underskrive med en fysisk underskrift, mens andre underskriver med digital signatur. Underskrifterne kan således være indeholdt i flere enslydende dokumenter, som tilsammen udgør underskriftseksemplaret.

Hvilke krav er der til digitale underskrifter?

Følgende er eksempler på digitale underskrifter, som umiddelbart vil blive henholdsvis accepteret og afvist.

Underskrifter som umiddelbart vil blive accepteret:

- Underskrift ved brug af en dertil indrettet software, der anvender NemID/MitID, fx Penneo, esignatur og Visma m.fl.
- Underskrift i hånden med et tegneprogram, fx på iPad med en touchskærm.

Underskrifter som umiddelbart IKKE vil blive accepteret:

- Underskrift med en kursiv eller anden skrifttype i et tekstbehandlingsprogram, fx i Word. 
- Underskrift der udelukkende er valideret via underskrivers e-mailadresse.

Hvis dokumentet underskrives med digital signatur, vil oplysninger om den digitale dokumentsignering fremgå af en særlig underskriftsside, der indeholder oplysninger om, hvem der har underskrevet dokumentet digitalt og hvornår, dvs. med angivelse af dato og klokkeslæt. Denne side indsendes sammen med projektregnskabet.

Udarbejdelse af delregnskab

Undervejs i projektet er der mulighed for at anmode om en delvis udbetaling af tilskuddet. Udbetaling kan i så fald kun ske på baggrund af dokumentation for afholdte udgifter i form af et delregnskab samt en kort redegørelse for de gennemførte dele af projektet.

Muligheden for delvis udbetaling undervejs i tilsagnsperioden gælder primært i tilfælde, hvor bevillingshaver er i økonomisk trang, og projektet kan opdeles i selvstændige dele.

Herunder finder du vejledning til, hvordan delregnskabet skal opstilles, og hvem der skal underskrive.

Hvordan opstilles et delregnskab?

Delregnskabet skal opstilles, som det oprindeligt indsendte (eller senest godkendte) budget. Det gøres i praksis ved at lave en kolonne med budgettet, og en anden kolonne med de faktisk afholdte udgifter. Delregnskabet skal desuden indeholde alle forventede indtægter til projektet, såsom egenfinansiering, støtte fra andre puljer, fonde eller lignende.

Delregnskabet opstilles som i den skabelon, der findes her:

Skabelon for delregnskab Lokalforeningspuljen

Sammen med delregnskabet skal der indsendes en kort redegørelse for de afsluttede dele af projektet, gerne suppleret af fotos.

Hvem skal underskrive delregnskabet - og hvordan?

Retningslinjerne for underskrifter, der er beskrevet under afsnittet "Udarbejdelse af afsluttende projektregnskab", er også gældende for delregnskaber.

Sådan indsender du projektregnskab og afrapportering

Projektregnskabet og den øvrige dokumentation i henhold til bevillingsbrevet indsendes ved at logge på www.fr-tips.dk med sagsnummer og mailadresse. Sagsnummeret fremgår af jeres ansøgning og bevillingsbrev og mailadressen er den, som I har oplyst i forbindelse med ansøgningen.

Har du brug for hjælp til at logge på, så kontakt os på tlf. 33 79 00 79 (tast 2) eller lokal@friluftsraadet.dk

Du kan også vælge at indsende afrapporteringen til lokal@friluftsraadet.dk.

Ændringer i det støttede projekt

Hvis projektet ikke kan gennemføres i overensstemmelse med det indsendte budget og projektbeskrivelse, skal det meddeles Friluftsrådets Tilskudsadministration hurtigst muligt.

Hvis der opstår behov for ændringer i projektet, skal der sendes en begrundet anmodning om projektændring til lokal@friluftsraadet.dk, før de iværksættes. Tilskudsadministrationen vil derefter vurdere, om ændringerne kan godkendes, herunder om det bevilgede tilskud eventuelt skal justeres (reduceres).

Mindre ændringer i projektets udformning behøver ikke blive forelagt Tilskudsadministrationen til godkendelse. Det kan eksempelvis være mindre forskydninger i tidsplanen, eller hvis enkelte budgetposter bliver lidt billigere end forudset.

Hvis du er i tvivl, så kontakt os på tlf. 33 79 00 79 (tast 2) eller lokal@friluftsraadet.dk